Dubiose Abmahn-Mails aus dem Ausland: So erkennt man seriöse Schreiben und reagiert richtig

Abmahnungen kennt mittlerweile jeder im E-Commerce. Allerdings gibt es auch die eher unklassischen E-Mails, meist aus Asien oder den USA, die ebenfalls schon viele Unternehmen erhalten haben. Diese Schreiben sind in aller Regel auf Englisch verfasst und werfen Verstöße gegen Markenrechte oder Patente vor. Solche Schreiben per E-Mail werden, weil sie so untypisch sind, gerne als Betrug abgetan und gelöscht. Doch sollte man reagieren – und wenn ja, wie –, wenn so ein Schreiben von einer asiatischen Firma oder einer Anwaltskanzlei aus San Francisco eintrifft?

Wir erklären, worauf man achten muss, um die Anfrage entsprechend zu verstehen und zu bearbeiten, aber auch, um nicht auf Betrug hereinzufallen.

Dubios oder ernste Angelegenheit: Englischsprachige Abmahn-E-Mails

Abmahnungen werden in Deutschland traditionell per Post verschickt, häufig als Einschreiben. Und noch häufiger über eine Anwaltskanzlei samt saftiger Rechnung. Daher ist es nicht verwunderlich, wenn man Mails aus dem Ausland erst einmal skeptisch betrachtet. Zu Recht, denn es wird immer wieder gewarnt, dass vermeintliche Behördenschreiben und andere Abzockmaschen im Netz kursieren. Kommt also eine Mail von asiatischen oder US-amerikanischen Absendern, sind viele Unternehmer sofort skeptisch. Dazu kommt die Sprachbarriere: Ein englischsprachiges Schreiben aus Hongkong oder Taiwan wirkt auf den ersten Blick suspekt, besonders wenn der angebliche Verstoß nicht sofort deutlich wird. Diese Unsicherheit führt dazu, dass viele die E-Mail einfach ignorieren oder als Spam markieren.

Es sei jedoch dringend davor gewarnt, solche Mails zu ignorieren und zu löschen. Die Art der Anfragen aus dem Ausland können durchaus rechtlich bindend sein, wenn es um internationale Markenrechte geht. Reagiert man nicht, zögern diese Unternehmen nicht, sich eine hiesige Anwaltskanzlei zu nehmen und ihre Forderungen auf dem klassischen Weg zu bestreiten. Man sollte sich also von einer fremden Sprache und dem unbekannten Absender nicht verunsichern lassen. Mit einer sorgfältigen Prüfung und der richtigen Vorgehensweise kann man die Situation rechtlich sicher klären und unnötige Rechtsstreitigkeiten vermeiden.

Checkliste: Wie erkennt man Spam und wie reagiert man richtig?

Auch wenn viele dieser Schreiben auf den ersten Blick zweifelhaft wirken, ist der viel häufigere Fall sogar, dass es sich um echte, rechtlich bindende Schreiben per E-Mail handelt.

Unbedingt ernst nehmen und nicht sofort löschen

• Auch wenn die E-Mails zunächst einen dubiosen Anschein haben, weil die Form der Abmahnung uns nicht geläufig ist, sollte man die Mails (gegebenenfalls mithilfe eines Übersetzungstools) lesen und sich einen ersten Überblick über den Inhalt verschaffen. 
• Die Mails dürfen keinesfalls gelöscht werden, denn es kann sich um ein echtes und ernstgemeinte rechtliches Schreiben handeln.

Absender und Inhalt prüfen

• Wer ist der Absender? Ist das Unternehmen bekannt (beispielsweise, weil man Produkte der Marke im Sortiment hat)? Welche Ergebnisse liefert mir eine Recherche im Internet, insbesondere über den Bezug zu Abmahnungen?
• Abmahnungen aus dem Ausland betreffen häufig internationale Markenrechte, die weltweit oder zumindest in Europa gültig sind. Zu prüfen wäre daher, ob der Markenname, der in der E-Mail erwähnt wird, tatsächlich geschützt ist und man diesen ohne Genehmigung genutzt hat.
• Genaue Angaben über das betroffene Produkt/den konkreten Verstoß sind ein Indiz für ein legitimes Anliegen. Vage oder unspezifische Behauptungen sollten skeptisch betrachtet werden.
• Seriöse E-Mails fordern klare Handlungen, wie die Entfernung bestimmter Markenbezeichnungen von der Website oder Verkaufsplattformen und setzen eine Frist für eine Reaktion. Kriminellen geht es eher um das schnelle Geld und sie fordern direkt zur Zahlung auf.
• Vage Formulierungen, fehlende Produktangaben oder Rechtschreibfehler deuten ebenfalls eher auf unseriöse Absender hin.

Nächste Schritte

• Sollte man feststellen, dass das Schreiben durchaus seine Berechtigung haben könnte, ist damit eine Anwaltskanzlei zu kontaktieren, die das Schreiben näher prüfen kann. Die gesetzte Frist ist dabei bindend und sollte eingehalten werden, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
• Zahlungen oder geforderte Unterlassungserklärungen sind jedoch nicht voreilig und ungeprüft zu leisten.
• Zudem sind alle relevanten Informationen, E-Mails und gegebenenfalls Screenshots von Produktseiten etc. zu sichern, um im Falle eines Rechtsstreits vorbereitet zu sein.

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