Urteil: Wann verfällt der Vertrauensschutz für ein elektronisches Fahrtenbuch?

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Ein elektronisches Fahrtenbuch hat keine uneingeschränkte Beweiskraft.

Papier ist geduldig, heißt es ja oft und nicht alles, was man niederschreibt, muss auch gleichzeitig so passiert sein. Nicht anders ist es bei elektronischen Dokumenten, wie etwa einer digitalen Zeiterfassung oder dem elektronisch geführten Fahrtenbuch. Vertrauensschutz besteht bei solch einem Fahrtenbuch nicht unendlich, urteilte das Finanzgericht Düsseldorf (Urteil vom 24.11.2023, Az.: 3 K 1887/22 H(L)).

Kein Vertrauensschutz bei gravierenden Mängeln

Elektronische Fahrtenbücher erfassen automatisch relevante Informationen wie Datum, Uhrzeit, Start- und Zielorte, zurückgelegte Kilometer oder den Zweck der Fahrt. Oftmals werden sogar GPS-Technologie und andere Tracking-Methoden verwendet, um genaue Daten zu erfassen und eine manipulationssichere Dokumentation zu gewährleisten. Hält man sich an die gesetzlichen Formalien und pflegt die Dokumentation sorgsam, vertraut das Finanzamt quasi auf die Richtigkeit der Angaben (sogenannter Vertrauensschutz).

In einigen Fällen kann eine steuerpflichtige Person beziehungsweise ein Unternehmen den Vertrauensschutz für ein elektronisches Fahrtenbuch jedoch verlieren oder gar nicht erst erhalten, beispielsweise wenn der Verdacht einer Manipulation beim nachträglichen Verändern der Daten im Raum steht. Und das wurde einem Geschäftsführer eines Kraftstoff-Unternehmens vorgeworfen.

Zettelwirtschaft und Änderungs-Wirrwarr: Klingt das vertrauenswürdig?

Das Unternehmen aus Nordrhein-Westfalen, in welchem die Fahrzeuge aus dem Fuhrpark teilweise privat genutzt wurden, verwendete ebenfalls ein elektronisches Fahrtenbuch. Zur Dokumentation wurde die Software „Fahrtenbuch Express“ eingesetzt. Weil der Geschäftsführer die privat durchgeführten Fahrten eher lieblos dokumentiert und seine Zettelwirtschaft nur alle paar Wochen gebündelt digitalisiert hat, wurde das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung misstrauisch. Die Folge war eine Nachversteuerung nach der Ein-Prozent-Methode, welche sich schließlich zu einer Steuernachzahlung von rund 10.000 Euro summierte.

Die GmbH verlor mit der legeren Art, mit der das Fahrtenbuch geführt war, ihren Vertrauensschutz und muss die Steuern nachzahlen, bestätigte auch das Finanzgericht. Bei den vorliegenden Fehlern (z. B. keine zeitnahe Führung) handelt es sich um grundlegende organisatorische Fehler, die dazu führen, dass keine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Eintragungen besteht. Es sei nicht gewährleistet, dass alle Fahrten zutreffend erfasst sind. Auf einen Vertrauensschutz könne sich das besagte Unternehmen selbst dann nicht berufen, wenn das Finanzamt die Art der Protokollierung vormals nicht beanstandet hatte. 

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