Prozessoptimierung in der Logistik: 5 Tipps für KMU

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Mit zunehmender Konkurrenz werden optimierte Logistikprozesse für kleine Firmen immer wichtiger. Wie dies gelingen kann, erläutert Gastautorin und Digitalisierungsexpertin Kira Leuthold.

In einer Zeit, in der sich der Handel in die Online-Welt verlagert und internationale Versandriesen immer mehr Kundschaft für sich einnehmen, haben es kleine und mittlere Unternehmen (KMU) zunehmend schwer. Um sich zu behaupten, braucht es neue, ausgeklügelte Strategien, die dabei helfen, bestehende Logistikprozesse zu optimieren und mit der großen Konkurrenz mitzuhalten. Wie das gelingt? Dieser Beitrag liefert 5 Tipps dazu.

1. Prozessoptimierung will gut durchdacht sein

Von der Warenbeschaffung über die Lagerung und Bereitstellung bis zum Transport: in der Logistik gibt es viele kleine und große Stellschrauben, die justiert werden können. Aber wo anfangen? Dazu braucht es einen durchdachten Plan – ansonsten führen neue Maßnahmen womöglich ins Leere. 

Diese Schritte sollte der Plan beinhalten:

• Ziele definieren: Wer Prozesse optimieren will, muss vorher wissen, was damit erreicht werden soll. Typische Ziele in der Logistik sind z. B. die Auftragsdurchlaufzeit verkürzen, komplexe Abläufe vereinfachen, Ressourcen und Kapazitäten besser ausnutzen.
  
  
• Eigene Prozesse bewerten: Nun gilt es, eine Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen, um Schwachstellen zu finden und vielversprechende Bereiche für die Optimierung auszuwählen.
  
  
• Konzept und Maßnahmen entwickeln: Das Lager umstrukturieren, Abläufe neu gestalten oder eine Software implementieren – viele Wege können zum gewünschten Ziel führen.
  
  
• Umsetzung angehen: Liegt das Konzept vor, kann es umgesetzt werden. Um dabei Chaos zu vermeiden, muss das „Wer“, „Wann“ und „Wie“ jedoch klar definiert werden!
  
  
• Prozesse erneut evaluieren: Nach der Umsetzung ist längst nicht Schluss. Danach muss geprüft werden, ob die gesetzten Ziele überhaupt erreicht wurden. Falls nicht, sind weitere Anpassungen nötig.

2. Verantwortliche festlegen

Für das Aufstellen des Optimierungsplans und dessen Umsetzung sollte im Bestfall ein Team aus dem eigenen Unternehmen ernannt werden. Der Vorteil liegt darin, dass dieses Team die unternehmenseigene Arbeitsweise kennt. Externen ist es meist nicht so gut möglich, bestehende Strukturen zu analysieren und passende Lösungen zu erarbeiten. 

Andererseits kann eine frische, externe Perspektive eventuell neue Wege aufzeigen, die aufgrund der festgefahrenen Denkweise gar nicht erkannt werden. Eine zusätzliche Beratung von außen kann daher hilfreich sein, bevor das Optimierungskonzept finalisiert wird.

3. Messen, überwachen und steuern

Hand in Hand mit dem Aufstellen eines Optimierungsplans geht die Überwachung und Steuerung der Prozesse. Faktoren wie Kosten, Auslastung, Lagerbestand etc. müssen stets prüf- und messbar sein. Nur so ist gewährleistet, dass der Überblick nicht verloren geht – auch wenn im Tagesgeschäft andere Aufgaben wichtiger erscheinen.

Denn wenn das passiert, werden Engpässe, Leerläufe und ausufernde Kosten nicht (oder nicht rechtzeitig) erkannt. Das senkt die Produktivität, führt zu Lieferverzögerungen und gefährdet die Liquidität. Nicht zuletzt bedeutet fehlende Organisation und Steuerung auch Stress und Chaos für den gesamten Betrieb.

4. Moderne Logistik erfordert Digitalisierung

Der Grad der Digitalisierung im Mittelstand ist in vielen Branchen in Deutschland immer noch erschreckend niedrig. Und von den Digitalisierungsmaßnahmen, die umgesetzt werden, betreffen nur die wenigsten die Wertschöpfungskette. Produkte, Dienstleistungen und in weiterer Folge die Logistik haben bisher also wenig Aufmerksamkeit erfahren, wie die folgende Grafik zeigt:

Doch digitale Helfer können hier entscheidende Vorteile bringen – einige Beispiele:

• Ein Warehouse-Management-System lässt Produkte, Regale und Beförderungstechnik miteinander kommunizieren. So werden unnötige Fahrwege eliminiert, der verfügbare Lagerraum besser ausgenutzt und Lagerkosten reduziert.
  
  
• Eine Beschaffungssoftware ermittelt automatisch den Warenbestand, nimmt Nachbestellungen vor und vermeidet Über- und Unterbestände.
  
  
• Die digitale Fracht- und Laderaumvermessung optimiert die Beladung jedes Fahrzeugs und bringt so im gleichen Zeitraum mehr Waren von A nach B.
  
  
• Softwares und Apps für das Flottenmanagement können z. B. Tachograph-Daten aus der Ferne auslesen oder Tracking-Daten für Pakete bereitstellen. 

Auf den Punkt gebracht: In der Logistik sollten Digitalisierungsmaßnahmen heute unbedingt Teil der Optimierungsstrategie sein, um bei steigendem Wettbewerb mithalten zu können.

5. Die Vorteile kleiner und mittlerer Betriebe komplett ausschöpfen

Ein nicht zu verachtender Vorteil für KMU gegenüber Großbetrieben ist das eigene Team. Wer in mittelständischen Unternehmen Wert auf Zusammenarbeit und ein freundschaftliches Betriebsklima legt, sichert sich die Team-Motivation und Loyalität. Das bedeutet geringere Ausfallzeiten, weniger Fluktuation, Bündelung des Know-hows, bessere Koordination u. v. m.

Außerdem geht damit mehr Akzeptanz für Optimierungen einher: Mitarbeitende, die ihre eigenen Ideen und Vorschläge in die Gestaltung von Arbeitsabläufen einbringen können, sind motivierter, die neuen Prozesse dann auch umzusetzen.

Nicht zuletzt können KMU dank ihrer überschaubaren Größe gezielter optimieren und maßgeschneiderte Lösungsansätze entwickeln. Mit einem klaren Fokus und punktgenauen Maßnahmen lässt sich oft viel mehr erreichen als mit einem riesigen Budget, das ohne Plan ins Leere läuft.

Fazit: Planen, steuern, digitalisieren und KMU-Vorteile ausspielen

Kurz zusammengefasst kommt es für die Optimierung von Logistikprozessen bei KMU also darauf an, gut zu planen, strukturiert vorzugehen und die eigenen Vorzüge perfekt auszunutzen. In Kombination mit sinnvollen digitalen Mitteln und einem motivierten Team, das klare Vorgaben gezielt umsetzt, gelingt eine moderne, optimierte Logistik im Klein- und Mittelbetrieb.

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Über die Autorin: 

Kira Leuthold verfügt über einen Masterabschluss in Unternehmenskommunikation und Wirtschaftsinformatik und unterstützt seit 7 Jahren Unternehmen bei ihren Digitalisierungsbestrebungen. 

Aktuell ist sie beim E-Signatur-Spezialisten Skribble als Head of Marketing und Kommunikation tätig. Als Expertin im Bereich elektronische Unterschrift und durch ihre vielseitigen Erfahrungen im Bereich Digitalisierung und Tech, ist sie für alle Fragen gewappnet.